Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses
yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan
tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan
disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide,
dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan.
- Identifikasi Stakeholder
Proses mengidentifikasi semua orang
atau organisasi dipengaruhi oleh proyek, dan mendokumentasikan informasi yang
relevan mengenai kepentingan mereka, keterlibatan, dan dampaknya pada
keberhasilan proyek.
Stakeholder
proyek adalah orang dan organisasi seperti pelanggan, sponsor, organisasi pelaksana, dan masyarakat
yang secara aktif terlibat dalam proyek, atau kepentingan yang mungkin positif
atau negatif dipengaruhi oleh pelaksanaan atau penyelesaian proyek.
- Rencana Komunikasi
Rencana
Komunikasi adalah proses penentuan kebutuhan pemangku kepentingan informasi
proyek dan mendefinisikan pendekatan komunikasi.
Rencana Proses
Komunikasi merespon informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku
kepentingan, misalnya, yang membutuhkan informasi, kapan mereka akan
membutuhkannya, bagaimana hal itu akan diberikan kepada mereka, dan oleh siapa yang akan memberikan.
- Penyebaran Informasi
Mendistribusikan
informasi adalah proses pembuatan informasi yang relevan yang tersedia bagi
stakeholder proyek seperti yang direncanakan.
Distribusi
informasi yang efektif mencakup sejumlah teknik termasuk :
•
Model Sender-receiver. Feedback loop dan
hambatan komunikasi.
•
Pilihan media. Situasi spesifik ketika
berkomunikasi secara tertulis dibandingkan
secara lisan, ketika menulis sebuah memo resmi versus laporan resmi, dan ketika berkomunikasi tatap muka dibandingkan melalui e-mail.
•
Menulis gaya. Aktif versus pasif, struktur
kalimat, dan pilihan kata.
•
Pertemuan teknik manajemen. Mempersiapkan agenda
dan berurusan dengan konflik.
•
Teknik
Presentasi. Bahasa tubuh dan desain alat bantu visual.
•
Teknik
fasilitasi. Membangun konsensus dan mengatasi hambatan.
- Mengelola Stakeholder Harapan
Mengelola
Harapan Stakeholder adalah proses berkomunikasi dan bekerja sama dengan para
pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan mereka dan mengatasi masalah yang
terjadi.
Mengelola Harapan
Stakeholder melibatkan kegiatan komunikasi yang diarahkan kepada
stakeholder proyek untuk mempengaruhi ekspektasi mereka, kekhawatiran, dan
menyelesaikan masalah
- Laporan Kinerja
Laporan
Kinerja adalah proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi kinerja,
termasuk laporan status, pengukuran kemajuan, dan prakiraan. Proses pelaporan
kinerja melibatkan pengumpulan periodik dan analisis awal terhadap data aktual
untuk memahami dan berkomunikasi kemajuan proyek dan kinerja serta untuk
meramalkan hasil proyek
Laporan yang
mungkin termasuk :
•
Analisis kinerja masa lalu,
•
Status risiko dan isu-isu,
•
Pekerjaan diselesaikan selama periode tersebut,
•
Pekerjaan yang harus diselesaikan berikutnya,
•
Ringkasan perubahan yang disetujui pada periode tertentu, dan
•
Informasi
yang relevan lainnya yang harus ditinjau dan dibahas.
Sebuah laporan
lengkap juga harus mencakup diperkirakan penyelesaian proyek (termasuk waktu dan biaya).
Sumber : Blogs.itb.ac.id/aiceware
Tidak ada komentar:
Posting Komentar